Notary Public คืออะไร?

ตรารับรองนี้จำเป็นเมื่อไร ใช้กับเอกสารอะไร และทำแล้วใช้ต่างประเทศได้เลยหรือไม่

Notary Public คือการที่ทนายความผู้ทำคำรับรองตรวจสอบตัวตนและเอกสาร แล้วออกคำรับรองกำกับไว้ว่าใครเป็นผู้ลงชื่อ ลายมือชื่อนั้นลงต่อหน้าผู้รับรองหรือไม่ หรือสำเนาตรงกับต้นฉบับหรือไม่ มักใช้เมื่อต้องส่งเอกสารให้หน่วยงานหรือองค์กรในต่างประเทศ ที่ไม่เคยเห็นเจ้าของเอกสารและต้องการบุคคลอิสระตรวจสอบตัวตนและเอกสารเพื่อยืนยันข้อเท็จจริงเหล่านี้ก่อน

แต่ตรานี้ไม่จำเป็นกับเอกสารทุกฉบับ และไม่ได้ทำให้เอกสารใช้ได้ทุกประเทศโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างงานที่มักต้องใช้ เช่น มหาวิทยาลัยต่างประเทศอาจขอสำเนาปริญญาบัตรที่รับรองแล้ว ธนาคารต่างประเทศอาจขอสำเนาหนังสือเดินทางหรือหนังสือมอบอำนาจที่ผ่านการรับรอง หรือบริษัทคู่ค้าอาจขอมติกรรมการและลายมือชื่อกรรมการที่มีคำรับรองประกอบ

ในประเทศไทย ใครทำ Notary ได้?

คำว่า “Notary Public” เป็นคำที่ใช้กันทั่วไป แต่ชื่อที่ใช้ในระบบของไทยคือ “ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร” หรือ Notarial Services Attorney ผู้รับรองต้องเป็นทนายความและผ่านหลักสูตร รวมทั้งขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด หนังสือรับรองการขึ้นทะเบียนมีอายุ 3 ปีและต้องต่ออายุ

Notary รับรองอะไรได้บ้าง?

คำตอบขึ้นอยู่กับข้อความในคำรับรองแต่ละฉบับ จึงควรดูว่า Notary รับรอง “เรื่องอะไร” ไม่ใช่ดูเพียงว่ามีตราประทับหรือไม่ โดยงานที่พบบ่อยมีดังนี้

1. รับรองตัวบุคคลและลายมือชื่อ — ตรวจหลักฐานประจำตัวและรับรองว่าบุคคลนั้นได้ลงชื่อหรือยืนยันลายมือชื่อตามวิธีที่กำหนด เหมาะกับหนังสือมอบอำนาจ คำยินยอม หนังสือรับรอง หรือเอกสารธุรกิจที่หน่วยงานปลายทางขอให้รับรองหรือ notarize
2. รับรองสำเนาถูกต้องจากต้นฉบับ — เปรียบเทียบสำเนากับต้นฉบับแล้วออกคำรับรองว่าสำเนาตรงกับเอกสารที่นำมาแสดง เช่น หนังสือเดินทาง ปริญญาบัตร ทรานสคริปต์ หรือเอกสารบริษัท
3. รับรองคำสาบานหรือคำยืนยันข้อเท็จจริง — ใช้กับ Affidavit หรือคำแถลงที่ผู้ลงชื่อยืนยันว่าข้อความเป็นความจริง เช่น หนังสือรับรองการสนับสนุนค่าใช้จ่าย หรือคำยืนยันตัวตนที่องค์กรต่างประเทศร้องขอ
4. รับรองเกี่ยวกับเอกสารบริษัท — เช่น รับรองลายมือชื่อกรรมการ สำเนามติกรรมการ หนังสือมอบอำนาจ หรือสถานะของผู้มีอำนาจตามหลักฐานบริษัท ทั้งนี้ ขอบเขตการรับรองต้องดูจากเอกสารและข้อกำหนดของผู้รับปลายทาง
5. รับรองเกี่ยวกับคำแปล — รูปแบบอาจเป็นการรับรองลายมือชื่อหรือคำยืนยันของผู้แปล หรือคำรับรองในรูปแบบอื่นตามที่ปลายทางกำหนด ตรา Notary จึงไม่ได้แปลว่า “รับรองความถูกต้องของทุกคำในคำแปล 100%” เสมอไป ต้องอ่านข้อความใน คำรับรอง ให้ชัดเจน

หากต้องการให้ทนายความของสำนักงานตรวจเอกสารและดำเนินการรับรองให้โดยตรง ดูรายละเอียดบริการได้ที่หน้า รับรองเอกสารและลายมือชื่อ (Notary)

แล้ว Notary “จำเป็น” แค่ไหน?

ไม่ใช่เอกสารทุกฉบับที่ต้องมี Notary หลักง่ายที่สุดคือ “คนรับเอกสารเป็นผู้กำหนด” ก่อนจ่ายเงินหรือจัดทำเอกสาร ควรถามผู้รับปลายทางให้ชัดว่าต้องการการรับรองแบบใด

ตัวอย่างให้เห็นภาพ

คุณจะส่งสำเนาพาสปอร์ตให้ธนาคารต่างประเทศ ธนาคารระบุว่า “certified by a notary” กรณีนี้ควรใช้ Notary เพราะปลายทางกำหนดชัด แต่ถ้าคุณจะยื่นสำเนาพาสปอร์ตกับหน่วยงานไทยที่ให้เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องด้วยตนเอง การไปทำ Notary อาจเกินความจำเป็น

Notary, กรมการกงสุล และสถานทูต ต่างกันอย่างไร?

สามคำนี้มักถูกพูดรวมกัน แต่ทำหน้าที่คนละอย่าง

Notary กับ Apostille คืออย่างเดียวกันไหม?

ไม่ใช่อย่างเดียวกัน Notary เป็นการรับรองในระดับตัวบุคคลหรือเอกสารตามขอบเขตของคำรับรอง ส่วน Apostille เป็นระบบระหว่างประเทศสำหรับรับรองเอกสารสาธารณะที่อยู่ในขอบเขตของอนุสัญญา เพื่อให้ใช้ระหว่างประเทศภาคีได้สะดวกขึ้น

ก่อนนัดทำ Notary ให้ถาม 5 ข้อนี้

• เอกสารจะนำไปใช้กับหน่วยงานใด และประเทศอะไร?
• ผู้รับระบุคำว่า notarized, certified true copy, affidavit, legalization หรือ Apostille อย่างไร?
• ต้องรับรองลายมือชื่อ สำเนา คำแปล หรือสถานะบริษัท?
• หลัง Notary ต้องผ่านกรมการกงสุลหรือสถานทูตอีกหรือไม่?
• เอกสารต้องออกหรือรับรองมาไม่เกินกี่เดือน และต้องใช้กี่ชุด?

การส่งอีเมลหรือภาพหน้าจอข้อกำหนดจากหน่วยงานปลายทางให้ทนายดูก่อน จะช่วยลดความเสี่ยงที่ทำเสร็จแล้วต้องกลับมาแก้ใหม่ ตัวอย่างเช่น หากเอกสารที่จะรับรองเกี่ยวข้องกับพินัยกรรมที่จะนำไปใช้อ้างอิงในต่างประเทศ ควรตรวจสอบเงื่อนไขเรื่องพยานและรูปแบบพินัยกรรมแต่ละแบบไปพร้อมกัน อ่านรายละเอียดพยานและรูปแบบทั้ง 5 แบบได้ที่บทความ พินัยกรรม 5 แบบตามกฎหมายไทย เลือกแบบไหนดี

ขั้นตอนรับบริการโดยทั่วไป

1. ส่งเอกสารให้ตรวจเบื้องต้น — แจ้งประเทศและหน่วยงานที่จะนำไปใช้ พร้อมแนบข้อกำหนดของปลายทาง
2. ยืนยันรูปแบบคำรับรอง — ทนายจะตรวจว่าควรรับรองลายมือชื่อ สำเนา คำสาบาน คำแปล หรือเอกสารบริษัทแบบใด
3. เตรียมเอกสารตัวจริง — นำบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริง และต้นฉบับเอกสารที่เกี่ยวข้องมาในวันนัด
4. มาแสดงตัวและลงนาม — กรณีรับรองลายมือชื่อ ควรยังไม่ลงนามล่วงหน้า เว้นแต่ได้รับคำแนะนำเป็นอย่างอื่นตามรูปแบบคำรับรอง
5. รับเอกสารและดำเนินขั้นถัดไป — ตรวจชื่อ เลขหนังสือเดินทาง ประเทศปลายทาง และจำนวนชุด ก่อนนำไปยื่นกรมการกงสุล สถานทูต หรือผู้รับปลายทางตามที่กำหนด

เอกสารที่ควรเตรียม

• บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงของผู้ลงนาม
• ต้นฉบับเอกสารและสำเนาตามจำนวนที่ต้องใช้
• ข้อกำหนดหรืออีเมลจากหน่วยงานปลายทาง
• กรณีบริษัท: หนังสือรับรองนิติบุคคลที่ยังเป็นปัจจุบัน และหลักฐานอำนาจของผู้ลงนาม
• กรณีคำแปล: เอกสารต้นฉบับ คำแปล และข้อมูลของผู้แปลตามที่ปลายทางกำหนด

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

1. “มีตรา Notary แล้ว ใช้ได้ทุกประเทศ” — ไม่จริง ผู้รับปลายทางอาจกำหนดรูปแบบคำรับรอง ภาษา การรับรองของกรมการกงสุล หรือการรับรองจากสถานทูตเพิ่มเติม
2. “Notary รับรองว่าเนื้อหาในเอกสารเป็นความจริงทั้งหมด” — ไม่เสมอไป ต้องดูข้อความในคำรับรองว่ารับรองตัวตน ลายมือชื่อ สำเนา คำสาบาน หรือข้อเท็จจริงใด
3. “เซ็นไว้ก่อน แล้วฝากคนอื่นเอาไปประทับตราได้” — เสี่ยงใช้ไม่ได้ เพราะการรับรองลายมือชื่อมักต้องตรวจตัวบุคคลและการลงนามตามขั้นตอน
4. “มีแต่สำเนาก็รับรองสำเนาถูกต้องได้” — โดยทั่วไปต้องมีต้นฉบับให้เปรียบเทียบ เว้นแต่เป็นการรับรองคนละประเภทและทนายเห็นว่าสามารถทำได้ตามหลักเกณฑ์
5. “Notary ใช้แทนขั้นตอนตามกฎหมายไทยได้ทุกเรื่อง” — ไม่ได้ หากหน่วยงานกำหนดแบบ พยาน เจ้าหน้าที่ หรือการจดทะเบียนเฉพาะ ต้องทำตามขั้นตอนนั้น

ในทางกลับกัน เอกสารทางการแพทย์บางประเภท เช่น หนังสือแสดงเจตนาด้านสุขภาพที่จะนำไปใช้ต่างประเทศ ก็อาจต้องผ่านการรับรองลักษณะเดียวกันนี้เช่นกัน อ่านเพิ่มเติมได้ที่บทความ Living Will คืออะไร

คำถามที่พบบ่อย

รู้ได้อย่างไรว่าเอกสารของเราต้องทำ Notary หรือไม่

หลักที่ง่ายที่สุดคือคนรับเอกสารเป็นผู้กำหนด ก่อนจ่ายเงินหรือจัดทำเอกสาร ควรถามผู้รับปลายทางให้ชัดว่าต้องการการรับรองแบบใด หากปลายทางระบุคำว่า notarized, notarial certificate, certified true copy before a notary หรือ sworn affidavit มักต้องใช้ Notary แต่เอกสารที่ใช้ในประเทศไทยทั่วไปซึ่งหน่วยงานไม่ได้กำหนดมักไม่จำเป็น

Notary กับการรับรองของกรมการกงสุล ต่างกันอย่างไร

Notary รับรองข้อเท็จจริงตามข้อความในคำรับรอง เช่น ตัวตน ลายมือชื่อ หรือสำเนาเอกสาร ส่วนกรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองเอกสารให้ใช้ในต่างประเทศได้ ตามประเภทและขั้นตอนที่กรมการกงสุลกำหนด สองอย่างนี้ทำหน้าที่คนละอย่าง

ทำ Notary เสร็จแล้วต้องผ่านกรมการกงสุลหรือสถานทูตอีกหรือไม่

ไม่ได้แปลว่าทุกกรณีต้องครบสามขั้น เอกสารราชการบางชนิดอาจเริ่มที่กรมการกงสุลได้โดยไม่ต้องผ่าน Notary ขณะที่เอกสารเอกชนบางชนิดอาจต้อง Notary ก่อน และบางประเทศอาจขอการรับรองจากสถานทูตเพิ่มเติม จึงต้องดูชนิดเอกสาร ประเทศปลายทาง และหน่วยงานผู้รับพร้อมกัน

ต้องเตรียมเอกสารอะไรไปบ้างในวันนัดทำ Notary

โดยทั่วไปเตรียมบัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริงของผู้ลงนาม ต้นฉบับเอกสารและสำเนาตามจำนวนที่ต้องใช้ และข้อกำหนดหรืออีเมลจากหน่วยงานปลายทาง กรณีบริษัทให้เตรียมหนังสือรับรองนิติบุคคลที่ยังเป็นปัจจุบันและหลักฐานอำนาจของผู้ลงนามเพิ่มเติม

ทำ Notary รับรองคำแปลได้ไหม และรับรองว่าคำแปลถูกต้องทุกคำหรือไม่

ได้ ทนายผู้ทำคำรับรองสามารถรับรองในส่วนที่เกี่ยวกับคำแปลได้ รูปแบบอาจเป็นการรับรองลายมือชื่อหรือคำยืนยันของผู้แปล หรือคำรับรองในรูปแบบอื่นตามที่ปลายทางกำหนด ตรา Notary จึงไม่ได้แปลว่ารับรองความถูกต้องของทุกคำในคำแปล 100% เสมอไป ต้องอ่านข้อความใน คำรับรอง ให้ชัดเจน

สรุป: ก่อนหาตรา ให้หาคำตอบจากปลายทางก่อน

Notary มีประโยชน์มากเมื่อคนหรือองค์กรปลายทางต้องการหลักฐานว่าใครเป็นผู้ลงชื่อ สำเนาตรงกับต้นฉบับ หรือคำยืนยันได้ทำต่อหน้าผู้รับรองจริง แต่ไม่ใช่ตราที่ควรทำเผื่อไว้ทุกกรณี และไม่รับประกันว่าเอกสารจะได้รับการยอมรับโดยอัตโนมัติ

วิธีที่ประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายที่สุด คือส่งข้อกำหนดจากผู้รับปลายทางให้ทนายตรวจตั้งแต่ต้น แล้วจึงเลือกประเภทคำรับรองและขั้นตอนต่อเนื่องให้ตรงกับการใช้งานจริง