รับรองสำเนาถูกต้อง กับ รับรองคำแปล ต่างกันอย่างไร
เอกสารสำคัญมักถูกขอให้ “รับรอง” ก่อนใช้ แต่คำว่ารับรองมีหลายแบบ เลือกผิดอาจถูกตีกลับ
เวลาต้องยื่นเอกสารกับธนาคาร บริษัทคู่ค้า หน่วยงานราชการ หรือองค์กรในต่างประเทศ หลายครั้งเราจะเจอคำสั่งสั้น ๆ ว่า “ให้รับรองสำเนาถูกต้อง” หรือ “ให้รับรองคำแปล” สองอย่างนี้เป็นงานรับรองที่พบได้บ่อย แต่ทำหน้าที่คนละอย่าง และรูปแบบที่ต้องใช้ก็ต่างกันไปตามผู้รับปลายทาง บทความนี้อธิบายให้เห็นภาพว่าแต่ละแบบคืออะไร ใช้ตอนไหน และต้องเตรียมอะไรบ้าง
ทั้งสองงานนี้อยู่ในขอบเขตของ ทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร (Notarial Services Attorney) ซึ่งเป็นทนายความที่ผ่านการอบรมและขึ้นทะเบียนกับสภาทนายความ (อ่านภาพรวมว่า Notary คืออะไร รับรองอะไรได้บ้าง ได้ที่บทความ Notary Public คืออะไร ต้องใช้เมื่อไร)
“รับรองสำเนาถูกต้อง” คืออะไร ต่างจากเซ็นรับรองสำเนาเองอย่างไร
การรับรองสำเนาถูกต้อง คือการยืนยันว่า “สำเนา” ที่ถ่ายหรือพิมพ์ออกมา ตรงกับ “ต้นฉบับ” ที่นำมาแสดงจริง โดยหลักจึงต้องนำต้นฉบับมาให้เทียบในขณะรับรองด้วย ไม่ใช่ส่งมาแต่สำเนา
ในชีวิตประจำวัน เอกสารที่ใช้ภายในประเทศจำนวนมาก เจ้าของเอกสารสามารถ เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องด้วยตนเอง (เขียนว่า “สำเนาถูกต้อง” แล้วลงลายมือชื่อกำกับ) ได้เลย และหน่วยงานผู้รับก็ยอมรับ กรณีเช่นนี้ไม่จำเป็นต้องให้ทนายรับรอง
แต่บางกรณี ผู้รับปลายทางต้องการให้มี บุคคลอื่นที่น่าเชื่อถือเป็นผู้รับรอง ไม่ใช่เจ้าของเอกสารรับรองตัวเอง เช่น ธนาคารหรือองค์กรในต่างประเทศที่ระบุว่าต้องเป็น certified true copy โดยผู้ทำคำรับรอง กรณีเช่นนี้จึงเป็นงานของทนายความผู้ทำคำรับรอง ซึ่งจะตรวจต้นฉบับ เทียบกับสำเนา แล้วออกคำรับรองกำกับว่าสำเนานั้นตรงกับต้นฉบับที่ได้ตรวจ
จุดสำคัญของการรับรองสำเนา
การรับรองสำเนาถูกต้องยืนยันแค่ว่า "สำเนาตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง" เท่านั้น ไม่ได้แปลว่าเนื้อหาในเอกสารนั้นเป็นความจริง หรือเอกสารต้นฉบับนั้นถูกต้องสมบูรณ์ตามกฎหมาย และโดยทั่วไปต้องมีต้นฉบับมาเทียบ หากมีแต่สำเนาอาจรับรองไม่ได้
“รับรองคำแปล” คืออะไร แปลเองแล้วให้ทนายรับรองได้ไหม
เมื่อเอกสารภาษาไทยต้องนำไปใช้กับผู้รับที่ใช้ภาษาอังกฤษ (หรือกลับกัน) มักต้องมีคำแปลประกอบ และผู้รับหลายรายขอให้คำแปลนั้น “ได้รับการรับรอง” ด้วย ไม่ใช่แปลลอย ๆ (หากยังไม่แน่ใจว่าคำแปลของคุณต้องมีคำรับรองหรือแปลธรรมดาก็พอ อ่านได้ที่บทความ แปลเอกสารแบบไหนต้องมีทนายรับรอง)
แปลเองแล้วให้ทนายรับรองได้ หากคุณหรือผู้แปลที่คุณใช้จัดทำคำแปลมาแล้ว ทนายความผู้ทำคำรับรองสามารถรับรองในส่วนที่เกี่ยวกับคำแปลนั้นให้ได้ หรือหากต้องการให้สำนักงานแปลให้ด้วย สำนักงานรับแปลคู่ภาษา อังกฤษ–ไทย และ ไทย–อังกฤษ พร้อมรับรอง (ดูรายละเอียดที่หน้า แปลเอกสารรับรองโดยทนาย)
สิ่งที่ควรรู้คือ “รับรองคำแปล” ไม่ได้มีแบบเดียว รูปแบบคำรับรองขึ้นอยู่กับสิ่งที่ผู้รับปลายทางต้องการ เช่น
- รับรองความถูกต้องของคำแปล — คำรับรองว่าคำแปลตรงกับต้นฉบับตามที่ได้ตรวจ
- รับรองลายมือชื่อหรือคำยืนยันของผู้แปล — ผู้แปลลงชื่อยืนยันว่าตนเป็นผู้แปลและแปลถูกต้อง แล้วทนายรับรองลายมือชื่อ/คำยืนยันนั้น
- รับรองสำเนาของคำแปล — ยืนยันว่าสำเนาคำแปลตรงกับคำแปลต้นฉบับที่นำมาแสดง
เพราะรูปแบบต่างกัน ตราหรือคำรับรองบนคำแปลจึง ไม่ได้แปลว่า “รับรองว่าทุกคำในคำแปลถูกต้อง 100%” เสมอไป ต้องอ่านข้อความในคำรับรองว่ารับรองเรื่องใด และควรถามผู้รับปลายทางก่อนว่าต้องการคำรับรองแบบไหน
ปลายทางเขียนมาเป็นภาษาอังกฤษ ตรงกับการรับรองแบบไหน
ผู้รับเอกสารในต่างประเทศ เช่น สถาบันการศึกษา ธนาคาร หรือหน่วยงานราชการ มักระบุความต้องการมาเป็นภาษาอังกฤษ ซึ่งเทียบกับงานรับรองในประเทศไทยได้คร่าว ๆ ดังนี้
| คำที่ปลายทางมักใช้ | โดยทั่วไปหมายถึงการรับรองแบบใด |
|---|---|
| Certified true copy | รับรองสำเนาถูกต้อง — ยืนยันว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับที่นำมาแสดง |
| Certified translation | รับรองคำแปล — ต้องดูต่อว่าปลายทางต้องการแบบใดใน 3 แบบข้างต้น |
| Notarised / Notarized | การรับรองโดยผู้มีอำนาจตามระบบของประเทศนั้น เช่น รับรองสำเนา ลายมือชื่อ หรือคำแถลง — ในไทยต้องตรวจว่าปลายทางยอมรับการรับรองโดยทนายความผู้ทำคำรับรองหรือไม่ |
| Legalisation / Legalization | การรับรองเพิ่มเติมโดยหน่วยงานของรัฐ เช่น กรมการกงสุล และในบางกรณีสถานทูต ขึ้นอยู่กับเอกสารและประเทศปลายทาง — เป็นคนละขั้นจากการรับรองของทนาย และสำนักงานไม่ได้ให้บริการดำเนินการในขั้นดังกล่าว (ดูหัวข้อ ถ้าจะเอาไปใช้ต่างประเทศ ต้องทำถึงขั้นไหน ด้านล่าง) |
| Apostille | ระบบรับรองเอกสารระหว่างประเทศภาคี ซึ่งไม่ใช่อย่างเดียวกับการรับรองของทนาย — สถานะของประเทศไทยและช่วงเวลาที่จะมีผลใช้บังคับ อ่านได้ที่บทความ Notary Public คืออะไร |
อย่ายึดคำศัพท์อย่างเดียว
คำเหล่านี้ไม่ได้ตรงกันแบบคำต่อคำเสมอไป แต่ละประเทศและแต่ละหน่วยงานอาจใช้ต่างกัน และบางแห่งใช้คำเดียวกันแต่หมายถึงคนละขั้นตอน สิ่งที่ได้ผลกว่าการเดาจากคำศัพท์ คือขอให้ผู้รับปลายทางระบุมาให้ชัดว่าต้องการคำรับรองเรื่องใด แล้วนำข้อความนั้นมาให้ดูตอนนัดหมาย
จะรู้ได้อย่างไรว่าต้องรับรองแบบไหน
หลักที่ใช้ได้เสมอคือ “ผู้รับปลายทางเป็นผู้กำหนด” ก่อนลงมือทำหรือจ่ายค่าบริการ ควรถามหน่วยงานหรือองค์กรที่จะรับเอกสารให้ชัดว่าต้องการอะไร
- ต้องการ สำเนาที่รับรองแล้ว หรือ คำแปลที่รับรองแล้ว หรือทั้งสองอย่าง
- ให้ เจ้าของเอกสารเซ็นรับรองเอง ได้ หรือต้องให้ ทนายผู้ทำคำรับรอง เป็นผู้รับรอง
- คำแปลต้องรับรอง ความถูกต้องของคำแปล หรือแค่ ลายมือชื่อผู้แปล
- หลังรับรองที่ทนายแล้ว ยังต้องนำไปผ่านหน่วยงานอื่นต่ออีกหรือไม่ (ดูหัวข้อถัดไป)
การส่งข้อกำหนดหรือภาพหน้าจอที่ผู้รับปลายทางเขียนไว้มาให้ทนายดูก่อน จะช่วยเลือกรูปแบบคำรับรองให้ตรงตั้งแต่แรก ช่วยลดโอกาสต้องทำซ้ำ
ถ้าจะเอาไปใช้ต่างประเทศ ต้องทำถึงขั้นไหน
ขอบเขตที่สำนักงานดูแล
สำนักงานดูแล ขั้นการรับรองของทนาย คือรับรองสำเนาถูกต้อง รับรองคำแปล รับรองลายมือชื่อ หรือคำสาบาน ตามรูปแบบที่ผู้รับปลายทางกำหนด ส่วนกรณีเอกสารต้องใช้ในต่างประเทศ หลายกรณียังต้องนำไปให้ กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ รับรองต่อ และบางประเทศต้องผ่าน สถานทูต ของประเทศปลายทางอีกชั้น ซึ่งเป็นขั้นที่เจ้าของเอกสารดำเนินการกับหน่วยงานนั้นเอง สำนักงานไม่ได้เป็นผู้ดำเนินการขั้นดังกล่าวให้
การรับรองที่ทนายจึงเป็น “จุดเริ่ม” ที่ทำให้เอกสารน่าเชื่อถือก่อน ไม่ใช่ตราที่ทำให้ใช้ได้ทุกประเทศทันที หากเอกสารของคุณเกี่ยวกับการเรียนต่อหรือใช้ในต่างประเทศ อ่านลำดับขั้นแบบละเอียดได้ที่บทความ รับรองเอกสารไปเรียนต่อต่างประเทศ
เตรียมอะไรไปบ้างในวันรับรอง
- ต้นฉบับตัวจริง ของเอกสารที่จะรับรองสำเนา (ต้องมีไว้เทียบกับสำเนา)
- บัตรประชาชนหรือหนังสือเดินทางฉบับจริง ของผู้ลงนาม กรณีมีการรับรองลายมือชื่อหรือคำยืนยัน
- คำแปลและต้นฉบับ กรณีรับรองคำแปล พร้อมข้อมูลผู้แปลตามที่ปลายทางกำหนด
- จำนวนชุดที่ต้องใช้ เตรียมให้พอตามที่ผู้รับปลายทางระบุ
- ข้อกำหนดจากผู้รับปลายทาง เช่น อีเมลหรือภาพหน้าจอที่บอกว่าต้องรับรองแบบใด
ค่าบริการรับรองประมาณเท่าไร
ค่าบริการรับรองเอกสาร (รับรองสำเนาถูกต้อง รับรองคำแปล หรือรับรองลายมือชื่อ) เริ่มต้น 1,000 บาท ต่อการรับรอง 1 ฉบับ อัตราขึ้นกับประเภทเอกสารและจำนวนฉบับ สอบถามยืนยันได้ก่อนนัดหมาย กรณีต้องการให้สำนักงานแปลเอกสารให้ด้วย ค่าแปลคิดตามเอกสารและปริมาณงาน แจ้งประเมินให้ทราบก่อนเริ่มได้
คำถามที่พบบ่อย
เซ็นรับรองสำเนาถูกต้องเองก็ได้ ทำไมบางที่ต้องให้ทนายรับรอง
เพราะผู้รับปลายทางบางรายต้องการให้มีบุคคลอื่นที่น่าเชื่อถือเป็นผู้ตรวจและรับรอง ไม่ใช่เจ้าของเอกสารรับรองตัวเอง โดยเฉพาะองค์กรหรือหน่วยงานในต่างประเทศ ที่ระบุว่าต้องเป็น certified true copy โดยผู้ทำคำรับรอง หากปลายทางไม่ได้กำหนดเช่นนั้น การเซ็นรับรองสำเนาเองก็มักเพียงพอ
แปลเอกสารเองแล้วให้ทนายรับรองคำแปลได้ไหม
ได้ หากมีคำแปลมาแล้ว ทนายผู้ทำคำรับรองสามารถรับรองในส่วนที่เกี่ยวกับคำแปลได้ แต่รูปแบบที่รับรอง (ความถูกต้องของคำแปล ลายมือชื่อผู้แปล หรืออื่น ๆ) ขึ้นอยู่กับสิ่งที่ปลายทางต้องการ จึงควรตรวจกับผู้รับปลายทางก่อนว่าต้องการคำรับรองแบบใด
รับรองคำแปลที่ทนายแล้ว ใช้ต่างประเทศได้เลยไหม
ไม่เสมอไป การรับรองโดยทนายเป็นการรับรองที่ต้นทาง หลายกรณีปลายทางยังต้องการให้ผ่าน การรับรองของกรมการกงสุล และบางประเทศต้องผ่านสถานทูตเพิ่ม จึงต้องดูข้อกำหนดของปลายทางเป็นหลัก
รับรองสำเนาถูกต้อง ต้องเอาต้นฉบับตัวจริงมาไหม
โดยทั่วไปต้องมี เพราะการรับรองสำเนาถูกต้องคือการเทียบสำเนากับต้นฉบับที่นำมาแสดง หากมีแต่สำเนาโดยไม่มีต้นฉบับ อาจรับรองไม่ได้ หรือเป็นการรับรองคนละประเภท
รับรองสำเนาถูกต้อง ภาษาอังกฤษ เรียกว่าอะไร
ผู้รับปลายทางที่ใช้ภาษาอังกฤษมักเรียกว่า certified true copy ส่วนการรับรองคำแปลมักเรียกว่า certified translation คำเหล่านี้ไม่ได้ตรงกันแบบคำต่อคำเสมอไป และแต่ละประเทศอาจใช้ต่างกัน จึงควรขอให้ผู้รับปลายทางระบุให้ชัดว่าต้องการคำรับรองเรื่องใด แทนการเดาจากคำศัพท์
สำนักงานรับแปลภาษาอะไรบ้าง
รับแปลคู่ภาษาอังกฤษ–ไทย และ ไทย–อังกฤษ ครอบคลุมสัญญา หนังสือรับรอง และเอกสารราชการ พร้อมรับรองคำแปลโดยทนาย ดูรายละเอียดที่หน้า แปลเอกสารรับรองโดยทนาย
สรุป: เลือกประเภทให้ตรงกับที่ปลายทางกำหนด
รับรองสำเนาถูกต้องยืนยันว่าสำเนาตรงกับต้นฉบับ ส่วนรับรองคำแปลเกี่ยวกับความถูกต้องหรือที่มาของคำแปล ทั้งสองอย่างทนายความผู้ทำคำรับรองทำให้ได้ และแปลเองแล้วให้รับรองก็ได้ แต่รูปแบบที่ต้องใช้ขึ้นอยู่กับผู้รับปลายทาง จึงควรถามให้ชัดก่อนว่าเขาต้องการแบบใด แล้วเลือกประเภทคำรับรองให้ตรง ช่วยลดทั้งเวลาและค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็น
หากไม่แน่ใจว่าเอกสารของคุณต้องรับรองสำเนา รับรองคำแปล หรือรับรองแบบใด ทีมของเราช่วยตรวจและดำเนินการรับรองในส่วนของทนายให้ได้ ดูรายละเอียดบริการได้ที่หน้า รับรองเอกสารและลายมือชื่อ (Notary) หรือปรึกษาทีมของเราได้โดยตรง โทร 061-651-6255 หรือทัก LINE @uthaiandson ในเวลาทำการ
ไม่แน่ใจว่าต้องรับรองสำเนาหรือรับรองคำแปลแบบไหน ให้ทนายช่วยดูก่อนได้
มีบริการนอกสถานที่ตามนัดหมาย · เวลาทำการจันทร์–ศุกร์ 9:00–18:00
แหล่งอ้างอิงทางกฎหมายและข้อมูลทางการ
- สภาทนายความในพระบรมราชูปถัมภ์: สำนักงานทะเบียนทนายความผู้ทำคำรับรองลายมือชื่อและเอกสาร
- กรมการกงสุล กระทรวงการต่างประเทศ: บริการรับรองเอกสารเพื่อใช้ต่างประเทศ (Legalization)
ผู้เขียนและตรวจทาน: กษิดิศ อุดมภาพ ทนายความ · เผยแพร่ 21 กรกฎาคม 2569 · ปรับปรุงล่าสุด 24 สิงหาคม 2569