หนังสือทวงถามคืออะไร ส่งแล้วได้อะไร

หนังสือทวงถามคืออะไร และส่งไปแล้วได้อะไร

หนังสือทวงถามคือหนังสือที่เจ้าหนี้แจ้งให้ลูกหนี้ชำระหนี้ให้เสร็จสิ้นภายในเวลาที่กำหนด โดยระบุให้ชัดว่าเป็นหนี้อะไร จำนวนเท่าใด และต้องชำระภายในเมื่อใด

สิ่งที่ได้จากการส่งหนังสือทวงถามไม่ใช่แค่ “การแจ้งเตือน” แต่คือ การเปิดทางเจรจาก่อนขึ้นศาล และ การสร้างหลักฐานว่าได้แจ้งให้ชำระหนี้แล้วจริง ซึ่งมีผลต่อรูปคดีหากต้องฟ้องร้องกันในภายหลัง

ขั้นตอนนี้ยังเป็นช่วงที่ทั้งสองฝ่ายยังตกลงกันเองได้ เช่น ชำระทั้งหมด ชำระบางส่วน หรือตกลงผ่อนชำระ ซึ่งโดยทั่วไปใช้เวลาและค่าใช้จ่ายน้อยกว่าการฟ้องคดี

ส่งหนังสือทวงถามแล้วได้อะไรบ้าง

ประโยชน์ของหนังสือทวงถามแบ่งได้เป็น 4 ข้อหลัก

1. เปิดทางเจรจาอย่างเป็นทางการ — ลูกหนี้ได้รู้ชัดเจนว่าเจ้าหนี้ประสงค์จะใช้สิทธิตามกฎหมาย และมีกรอบเวลาให้ตัดสินใจ ซึ่งอาจนำไปสู่การชำระหรือการตกลงผ่อนชำระกันได้ในขั้นนี้
2. สร้างหลักฐานว่าได้แจ้งให้ชำระหนี้แล้ว — เป็นเอกสารที่ใช้แสดงต่อศาลได้ว่าเจ้าหนี้ได้ให้โอกาสลูกหนี้ชำระก่อนฟ้อง
3. ทำให้ลูกหนี้ตกเป็นผู้ผิดนัดตามกฎหมาย — หนี้บางประเภทที่ไม่ได้กำหนดเวลาชำระไว้ชัดเจน ลูกหนี้จะยังไม่ถือว่าผิดนัดจนกว่าเจ้าหนี้จะทวงถาม ซึ่งเรื่องนี้มีผลต่อการเรียกดอกเบี้ยผิดนัด
4. บางกรณีกฎหมายกำหนดให้ต้องบอกกล่าวก่อน — เช่น การบอกเลิกสัญญาบางประเภท หรือการเรียกให้ผู้ค้ำประกันรับผิด ซึ่งมีเงื่อนไขและกำหนดเวลาเฉพาะของตนเอง หากข้ามขั้นตอนนี้ไปอาจกระทบสิทธิของเจ้าหนี้เอง และไม่ควรถือว่าหนังสือที่ส่งถึงลูกหนี้เป็นหนังสือบอกกล่าวไปยังผู้ค้ำประกันโดยอัตโนมัติ เพราะเป็นคนละฉบับและมีเงื่อนไขต่างกัน

ก่อนออกหนังสือ ควรเตรียมและตรวจอะไรบ้าง

ก่อนลงมือเขียน ควรรวบรวมและตรวจสิ่งเหล่านี้ให้ตรงกันเสียก่อน เพราะข้อความในหนังสือจะอ้างอิงจากข้อมูลชุดนี้ทั้งหมด

• เอกสารที่เป็นที่มาของหนี้ — สัญญา ใบสั่งซื้อ ใบเสนอราคาที่ตอบรับแล้ว หรือหลักฐานการตกลงกันในรูปแบบอื่น
• หลักฐานว่าได้ส่งมอบงานหรือสินค้าแล้ว — ใบส่งของ ใบรับงาน อีเมลยืนยัน หรือหลักฐานการส่งมอบอื่น
• หลักฐานการชำระที่ผ่านมา — หากเคยชำระบางส่วน ต้องมีรายการว่าชำระเมื่อใด จำนวนเท่าใด
• การคำนวณยอดคงค้าง — แยกให้ชัดระหว่างเงินต้นกับดอกเบี้ย (ถ้ามี) พร้อมวิธีคิดที่ตรวจสอบย้อนได้
• วันครบกำหนดชำระ — ตามที่ระบุไว้ในสัญญาหรือตามที่ตกลงกัน
• ตัวตนของอีกฝ่าย — เป็นบุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล หากเป็นนิติบุคคลต้องดูว่าใครมีอำนาจผูกพัน
• ที่อยู่ที่ใช้นำส่งได้จริง — เทียบที่อยู่ตามสัญญา ที่อยู่ตามเอกสารทางทะเบียน และที่อยู่ที่อีกฝ่ายแจ้งไว้ล่าสุด

ข้อมูลที่หนังสือทวงถามโดยทั่วไปควรมี

หนังสือทวงถามที่ใช้งานได้จริงมักมีข้อมูลดังนี้ ตารางนี้เป็นแนวทางทั่วไปเพื่อความชัดเจน ไม่ใช่เช็กลิสต์ตายตัว หนังสือบางประเภท เช่น การบอกกล่าวเพื่อบอกเลิกสัญญา หรือการบอกกล่าวไปยังผู้ค้ำประกัน อาจต้องมีข้อความหรือเงื่อนไขเพิ่มเติมเฉพาะของตนเอง

ข้อความในหนังสือควรระบุข้อเท็จจริงให้ตรงกับเอกสารที่มีอยู่ เพราะหากเรื่องเข้าสู่ศาล หนังสือฉบับนี้จะกลายเป็นเอกสารประกอบคดี และข้อความที่คลาดเคลื่อนจากความจริงอาจถูกฝ่ายตรงข้ามหยิบมาใช้โต้แย้งได้

ควรให้เวลาลูกหนี้กี่วัน

กำหนดเวลาขึ้นอยู่กับความต้องการของเจ้าหนี้และลักษณะของหนี้ แต่ในทางปฏิบัติมักกำหนดไว้ที่ประมาณ 15 วัน

ระยะเวลาประมาณนี้เป็นกรอบที่ให้เวลาอีกฝ่ายติดต่อกลับหรือจัดการเรื่องการชำระได้ตามสมควร โดยไม่ทอดเวลาจนเจ้าหนี้เสียเปรียบ

อย่างไรก็ตาม หนี้บางประเภทมีกำหนดเวลาหรือเงื่อนไขเฉพาะตามกฎหมายหรือตามสัญญา ซึ่งอาจต่างจากกรอบเวลาทั่วไปนี้ จึงควรตรวจสอบสัญญาและลักษณะของหนี้ก่อนกำหนดจำนวนวันในหนังสือ

ส่งอย่างไรให้ใช้เป็นหลักฐานได้

ถ้าหนังสือถูกตีกลับ

กรณีส่งไปแล้วไม่มีผู้รับหรือหนังสือถูกตีกลับ สิ่งที่ควรทำทันทีคือ

• เก็บซองที่ตีกลับไว้ทั้งซอง อย่าแกะและอย่าทิ้ง — ตราประทับและข้อความบนซองคือหลักฐานว่าได้พยายามนำส่งแล้ว
• อ่านเหตุผลที่ไปรษณีย์ระบุไว้ — เช่น ไม่มีผู้รับตามที่จ่าหน้า ย้ายที่อยู่ หรือไม่มารับภายในกำหนด เพราะแต่ละเหตุมีความหมายต่างกัน
• เก็บผลติดตามสถานะการนำส่ง จากระบบของไปรษณีย์ไว้ด้วย
• ตรวจที่อยู่ที่ใช้ส่งอีกครั้ง — เทียบกับที่อยู่ตามสัญญา ที่อยู่ตามเอกสารทางทะเบียน และที่อยู่ที่อีกฝ่ายแจ้งไว้ล่าสุด ว่าใช้ที่อยู่ถูกต้องแล้วหรือไม่

ผลทางกฎหมายของการที่หนังสือส่งไม่ถึงนั้นขึ้นอยู่กับเหตุที่ส่งไม่ได้ ที่อยู่ที่ใช้นำส่ง และข้อเท็จจริงของแต่ละเรื่อง จึงควรปรึกษาทนายความก่อนส่งซ้ำหรือดำเนินการขั้นต่อไป

ลูกหนี้ตอบกลับมาแล้ว ทำอย่างไรต่อ

หลังส่งหนังสือแล้วมักเกิดขึ้นได้ 4 แบบ ซึ่งแต่ละแบบมีสิ่งที่ควรทำต่างกัน

① ชำระครบตามที่ทวงถาม — ออกหลักฐานการรับชำระให้ชัดเจนว่ารับชำระหนี้รายการใด จำนวนเท่าใด และวันใด แล้วเก็บหลักฐานไว้ทั้งสองฝ่าย

② ขอผ่อนชำระ — ควรทำข้อตกลงเป็นหนังสือ ระบุยอดคงค้าง จำนวนงวด วันชำระแต่ละงวด วิธีจัดสรรเงินที่ชำระเข้ามา และผลเมื่อผิดนัดงวดใดงวดหนึ่ง การตกลงด้วยวาจาแล้วไม่มีเอกสาร มักกลายเป็นข้อโต้แย้งกันภายหลัง

③ โต้แย้งว่าไม่ได้เป็นหนี้ หรือยอดไม่ตรง — ขอให้อีกฝ่ายแจ้งข้อโต้แย้งเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมเอกสารประกอบ แล้วนำมาตรวจเทียบกับหลักฐานที่มี อย่าเพิ่งรับหรือปฏิเสธข้อโต้แย้งก่อนตรวจเอกสารให้ครบ

④ เงียบ ไม่ตอบกลับเลย — เมื่อพ้นกำหนดเวลาในหนังสือแล้ว ขั้นต่อไปคือพิจารณาดำเนินคดีตามกฎหมาย

สิ่งที่ห้ามทำในการทวงถามหนี้

ประเทศไทยมีกฎหมายควบคุมวิธีการทวงถามหนี้โดยเฉพาะ ซึ่งวางกรอบไว้ว่าการทวงถามต้องไม่ล่วงเกินหรือสร้างความเดือดร้อนเกินสมควร

ข้อควรทราบก่อนอ่านหัวข้อนี้: กฎหมายดังกล่าวไม่ได้ใช้กับผู้ทวงถามและหนี้ทุกกรณี ขอบเขตการบังคับใช้ขึ้นอยู่กับว่าใครเป็นผู้ทวงถามและหนี้นั้นเป็นหนี้ประเภทใด หัวข้อนี้จึงสรุปไว้เป็นแนวปฏิบัติที่ปลอดภัยโดยทั่วไป ไม่ใช่การชี้ว่ากรณีของผู้อ่านอยู่ในบังคับของกฎหมายฉบับนี้หรือไม่ หลักกว้าง ๆ ที่ควรทราบคือ

• ห้ามข่มขู่ ใช้ความรุนแรง ดูหมิ่น หรือใช้วาจาไม่สุภาพ ต่อลูกหนี้
• ห้ามเปิดเผยความเป็นหนี้ต่อบุคคลอื่นที่ไม่เกี่ยวข้อง เช่น แจ้งที่ทำงาน ประกาศต่อเพื่อนบ้าน หรือโพสต์ลงสื่อสังคมออนไลน์
• ห้ามแสดงข้อความหรือเครื่องหมายบนซองจดหมาย ในลักษณะที่ทำให้คนอื่นเข้าใจว่าเป็นการทวงหนี้
• ห้ามทำให้เข้าใจผิดว่าเป็นการดำเนินการของศาลหรือหน่วยงานรัฐ หากไม่ใช่ความจริง
• มีกรอบเวลาและความถี่ในการติดต่อ ที่ต้องปฏิบัติตาม

การทวงถามที่ฝ่าฝืนกรอบเหล่านี้อาจทำให้เจ้าหนี้มีความรับผิดเสียเอง และอาจกลายเป็นประเด็นที่ลูกหนี้ยกขึ้นต่อสู้ในคดี ทั้งที่เดิมเจ้าหนี้เป็นฝ่ายถูก

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อย

“ส่งหนังสือทวงถามแล้วต้องฟ้องเสมอ” — ไม่จริง หนังสือทวงถามเป็นการเปิดโอกาสให้ชำระหนี้ก่อน เจ้าหนี้ยังเลือกเจรจา ผ่อนผัน หรือยุติเรื่องได้ตามที่เห็นสมควร

“ทวงทางแชทหรือโทรศัพท์ก็พอแล้ว” — ใช้เจรจาได้ แต่หากต้องใช้เป็นหลักฐานในชั้นศาล การพิสูจน์ว่าลูกหนี้ได้รับข้อความเมื่อใดทำได้ยากกว่ามาก และเนื้อหามักไม่ครบองค์ประกอบที่ควรมี

“ลูกหนี้ไม่รับจดหมาย เท่ากับทวงไม่ได้” — ไม่จริงเสมอไป การที่ส่งไปแล้วไม่มีผู้รับหรือถูกตีกลับ ยังมีแนวทางดำเนินการต่อได้ แต่ควรปรึกษาทนายความเพื่อเลือกวิธีที่เหมาะกับกรณีนั้น

“หนังสือทวงถามต้องเขียนด้วยภาษากฎหมายเท่านั้น” — ไม่จำเป็น ข้อความควรชัดเจน อ่านเข้าใจง่าย และครบองค์ประกอบ สำคัญกว่าการใช้ถ้อยคำซับซ้อน

ส่งเองกับให้ทนายความส่ง ต่างกันอย่างไร

ทั้งนี้ผลของหนังสือทวงถามยังขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงของเรื่อง เอกสารที่มีอยู่ ที่อยู่ที่ใช้นำส่ง และข้อโต้แย้งของอีกฝ่ายด้วย

สำนักงานรับงานทุกจังหวัดทั่วราชอาณาจักร สำหรับงานที่ต้องเดินทางไปดำเนินการต่างจังหวัดจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

คำถามที่พบบ่อย

หนังสือทวงถามกับหนังสือบอกกล่าว ต่างกันอย่างไร

ในทางปฏิบัติมักใช้เรียกแทนกันได้ โดย “หนังสือบอกกล่าว” เป็นคำกว้างกว่า หมายถึงการแจ้งเรื่องใดเรื่องหนึ่งให้อีกฝ่ายทราบอย่างเป็นทางการ ส่วน “หนังสือทวงถาม” มุ่งเฉพาะการเรียกให้ชำระหนี้ ทั้งนี้หนังสือบางประเภทมีเงื่อนไขเฉพาะตามกฎหมาย เช่น การบอกกล่าวเพื่อบอกเลิกสัญญา หรือการบอกกล่าวไปยังผู้ค้ำประกัน จึงควรตรวจสอบก่อนว่ากรณีของตนต้องใช้หนังสือแบบใด

ต้องส่งหนังสือทวงถามก่อนฟ้องทุกคดีหรือไม่

ไม่ใช่ทุกกรณี หนี้บางประเภทที่กำหนดเวลาชำระไว้ชัดเจนแล้วอาจฟ้องได้โดยไม่ต้องทวงถามก่อน แต่บางกรณีกฎหมายกำหนดให้ต้องบอกกล่าวก่อนจึงจะใช้สิทธิได้ และแม้กรณีที่ไม่บังคับ การส่งหนังสือทวงถามก่อนก็มักเป็นผลดีต่อรูปคดี เพราะแสดงว่าเจ้าหนี้ได้ให้โอกาสลูกหนี้แล้ว

ส่งหนังสือทวงถามแล้วลูกหนี้เงียบ ต้องทำอย่างไรต่อ

เมื่อพ้นกำหนดเวลาในหนังสือแล้วลูกหนี้ยังไม่ชำระและไม่ติดต่อกลับ ขั้นต่อไปคือพิจารณาฟ้องคดีต่อศาล ซึ่งต้องเตรียมเอกสารหลักฐานของมูลหนี้ให้ครบ รวมถึงหนังสือทวงถามและใบตอบรับที่ส่งไปแล้ว

หนังสือทวงถามมีอายุความไหม

ตัวหนังสือทวงถามเองไม่มีอายุ แต่ สิทธิเรียกร้องในหนี้แต่ละประเภทมีอายุความของตนเอง ซึ่งต่างกันไปตามลักษณะของหนี้ หากปล่อยไว้จนขาดอายุความ ลูกหนี้อาจยกขึ้นต่อสู้ได้ จึงไม่ควรปล่อยเรื่องทิ้งไว้นานโดยไม่ตรวจสอบ

ลูกหนี้อยู่ต่างจังหวัด ส่งหนังสือทวงถามได้ไหม

ได้ การส่งหนังสือทวงถามทำทางไปรษณีย์ได้ทั่วประเทศ ไม่จำเป็นต้องเดินทางไปส่งด้วยตนเอง ส่วนขั้นตอนหลังจากนั้น เช่น การฟ้องคดี จะเกี่ยวข้องกับเขตอำนาจศาลและอาจมีค่าใช้จ่ายในการเดินทางเพิ่มเติม

สรุป

หนังสือทวงถามไม่ใช่แค่การเตือนให้จ่ายเงิน แต่เป็นเอกสารที่มีผลต่อรูปคดีในภายหลัง ทั้งในแง่การทำให้ลูกหนี้ผิดนัด การสร้างหลักฐานว่าได้ให้โอกาสชำระแล้ว และในบางกรณีเป็นเงื่อนไขที่กฎหมายกำหนดไว้ก่อนใช้สิทธิ

จุดที่ควรระวังที่สุดสองข้อคือ เนื้อหาต้องครบองค์ประกอบและตรงกับเอกสารที่มีอยู่จริง และ วิธีส่งต้องพิสูจน์การได้รับได้ ซึ่งหมายถึงการส่งทางไปรษณีย์ลงทะเบียนตอบรับหากคิดจะดำเนินคดีต่อ

หากมีลูกหนี้ที่ไม่ชำระและต้องการให้ทนายความช่วยตรวจเอกสารและจัดทำหนังสือทวงถามให้เหมาะกับข้อเท็จจริงของเรื่อง ปรึกษาบริการคดีความกับทนายความ โทร 061-651-6255 หรือทัก LINE @uthaiandson ได้ในเวลาทำการ